Privacyverklaring

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als je lid wordt van de vereniging of op een andere manier contact legt met de vereniging, registreert Caleidoscoop onderstaande persoonsgegevens, afhankelijk van wat noodzakelijk is:

• Voor- en achternaam
• Woon- en/ of postadres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer (lidmaatschap gaat via automatische incasso)
• Caleidoscoop verwerkt geen medische gegevens. Wanneer je je opgeeft voor een bijeenkomst, registreren we per bijeenkomst wat je eventuele dieetvoorkeuren en/of medische hulpmiddelen (bijvoorbeeld hulphond of mobiliteitshulpmiddel) zijn.

Waar gebruiken we deze gegevens voor?

• Het afhandelen van de jaarlijkse contributie
• Verzenden van de Caleidokrant, uitnodigingen en ander verenigingsnieuws
• Om contact met je te kunnen zoeken via e-mail of telefoon om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Om bij deelname aan bijeenkomsten te kunnen voldoen aan je dieetvoorkeuren of toegankelijkheid te bevorderen.

Op basis van welke juridische grondslagen verwerken we jouw gegevens?

Wij verzamelen je persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Toestemming: Je hebt ons toestemming gegeven om je persoonsgegevens te verwerken voor de bovengenoemde doeleinden.
• Uitvoeren van een overeenkomst: Het verwerken van je persoonsgegevens is noodzakelijk om de overeenkomst met jou als lid van de Vereniging Caleidoscoop uit te kunnen voeren.
• Gerechtvaardigd belang: Het verzamelen van persoonsgegevens is gerechtvaardigd om onze vereniging goed te kunnen laten functioneren, bijvoorbeeld om leden en donateurs te kunnen werven.

Website & cookies

Op de website wordt gebruik gemaakt van cookies (cookies geplaatst door derden). Voor analyse van de bezoekersstromen maken we gebruik van Google Analytics. We gebruiken alleen de gegevens die nodig zijn om in algemene zin onze website te verbeteren en een indruk te krijgen hoe de website functioneert en hoe we als vereniging gevonden worden, maar deze data zijn niet te herleiden tot een persoon. We hebben de opties om een diepte-analyse van bezoekers bij te houden, zo veel mogelijk uitgeschakeld. Wij hebben geen invloed op de gegevens die Google bewaart buiten de aangepaste instellingen. De bewaartermijn van cookies van Google Analytics is 14 maanden.

Caleidoscoop is niet verantwoordelijk voor de inhoud en diensten van externe partijen die zij noemt op haar website en/of waar ze op andere manieren naar verwijst.

Registratie voor het ledenplatform

Toegang tot het ledenplatform is voorbehouden aan verenigingsleden van Caleidoscoop.
Wanneer je je aanmeldt als lid en de contributie hebt voldaan, krijg je een aanmeldlink toegestuurd van het administratiekantoor. Het account op de website is gekoppeld aan het mailadres en lidmaatschapsnummer waarmee je bij ons bekend bent, zodat we kunnen verifiëren of alleen verenigingsleden toegang hebben.

Wanneer je lidmaatschap beëindigd is, wordt je account verwijderd. Websitebeheerders en -moderators hebben zicht op je naam, mailadres en ip-adres(sen). Het administratiekantoor is aanspreekpunt voor alle lidmaatschapsgegevens.

Leden kunnen via privé-berichten een-op-een met elkaar communiceren. Hun mailadres is daarbij niet zichtbaar voor anderen. Caleidoscoop is niet verantwoordelijk voor contactgegevens die leden zelf delen op het ledenplatform of per privé-bericht. Bij gebruik van het ledenplatform stem je in met de voorwaarden voor gebruik.

Geautomatiseerde besluitvorming

Caleidoscoop maakt gebruik van geautomatiseerde besluitvorming bij het verwerken van je persoonsgegevens. Dit gebeurt onder andere bij het verwerken van je betaling en het verlengen van je lidmaatschap. Bij het gebruik van geautomatiseerde besluitvorming is het altijd mogelijk om in contact te treden met het secretariaat om bezwaar aan te tekenen tegen een besluit.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Caleidoscoop bewaart je gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. Dat betekent dat je gegevens 7 jaar nadat je relatie met Caleidoscoop is beëindigd, vernietigd worden, conform wettelijke verplichtingen.

Wie hebben toegang tot je gegevens?

Caleidoscoop verstrekt jouw gegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven (zoals het administratiekantoor) die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Caleidoscoop blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Caleidoscoop en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar administratie@caleidoscoop.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou naar aanleiding van je verzoek een kopie van je identiteitsbewijs te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. Na afhandeling van je verzoek zullen we de kopie van je identiteitsbewijs vernietigen.

Hebben we in jouw optiek onzorgvuldig gehandeld met betrekking tot je privacy? We horen dat graag van je via bestuur@caleidoscoop.nl. Als het via het bestuur niet bevredigend wordt opgelost, kun je je tevens tot de klachtencommissie wenden. Tot slot heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Caleidoscoop neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met bestuur@caleidoscoop.nl.

Laatste update van deze privacyverklaring: 29 april 2023