Huishoudelijk reglement

 

Algemene bepalingen

Artikel 1

Dit huishoudelijk reglement, vastgesteld overeenkomstig artikel 19 van de statuten krachtens een besluit van de algemene vergadering van 13 december 2003 treedt in werking op het ogenblik dat de algemene vergadering haar goedkeuring heeft gegeven, zijnde 13 december 2003.

Artikel 2

De voorzitter is belast met de leiding van de vereniging. Zij/hij is verplicht toe te zien dat de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging worden nageleefd en dat de besluiten, welke op de algemene vergadering worden genomen, worden uitgevoerd. Zij/hij is verplicht de overige bestuursleden en de leden van de vereniging hierop te controleren en is dus medeaansprakelijk voor de nalatigheden van de andere bestuursleden, voor zover zij/hij deze had kunnen voorkomen of goedmaken. Artikel 3

De secretaris is belast met de gehele correspondentie en administratie van de vereniging. Zij/hij maakt de notulen van de vergaderingen en brengt verslag uit van en over de vereniging op elke vergadering. Bij ontstentenis treedt haar/zijn vervanger in alle rechten en plichten.

Artikel 4

  1. De penningmeester is belast met het financieel beheer van de vereniging. Zij/hij int de contributies en andere gelden en houdt hiervan nauwkeurig boek, op de wijze zoals door het bestuur van de vereniging is bepaald.
  2. Zij/hij zal de gelden, goederen en waarden van de vereniging gescheiden van haar/zijn eigene bewaren.
  3. De penningmeester is te allen tijde verplicht aan het bestuur of aan degene die door het bestuur is gemachtigd, alle inlichtingen betreffende haar/zijn beheer te verschaffen, inzage te verstrekken van de bescheiden, hierop betrekking hebbend, alsmede kascontrole toe te staan.
  4. De penningmeester is gerechtigd alle gelden voor en/of namens de vereniging te ontvangen en daarvoor kwijting te verlenen en tot het doen van uitgaven, welke tot de dagelijkse uitgaven van de vereniging worden gerekend, of welke uitgaven door het bestuur zijn goedgekeurd, een en ander overeenkomstig de begrotingsposten.
  5. Zij/hij zal niet meer kasgeld in zijn bezit hebben dan voor deze uitgaven dringend nodig zijn.
  6. De penningmeester is bevoegd om, tot een door het bestuur af te spreken bedrag, financiële handelingen te verrichten voor de vereniging.

Artikel 5

  1. Een bestuurslid, dat herhaaldelijk blijk geeft van ongeschiktheid en/of nalatigheid kan door het bestuur worden geschorst als bestuurder, tot de eerstvolgende algemene vergadering, waarop dan verder wordt beslist.
  2. Een bestuurslid dat zich ernstig misdraagt of zich aan grove nalatigheid heeft schuldig gemaakt kan door het bestuur worden geschorst als bestuurder, tot de eerstvolgende bestuursvergadering.
  3. Bij tussentijds aftreden of schorsing is het betreffende bestuurslid verplicht alle onder haar/zijn berusting zijnde eigendommen van de vereniging alsmede de bescheiden onverwijld aan het bestuur over te dragen. vergaderingen

Artikel 6

In een jaarlijkse algemene ledenvergadering zullen worden behandeld:

  1. het jaarverslag van de secretaris
  2. het jaarverslag van de penningmeester
  3. het verslag van de kascontrolecommissie (indien van toepassing) of van de externe deskundigen
  4. de reglementaire verkiezing van de volgens rooster aftredende bestuursleden en die van de kascontrolecommissie.
  5. de voorziening in eventueel bestaande vacatures
  6. de zaken welke op de voorgeschreven wijze op de agenda voor deze vergadering zijn gebracht

De convocatie voor deze vergadering zal tenminste acht dagen van tevoren worden toegezonden aan de leden, of tijdig worden bekendgemaakt in het orgaan van de vereniging. Indien mogelijk wordt een langere termijn in acht genomen.

Voorstellen voor deze vergadering moeten minimaal 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk worden ingediend bij de secretaris.

Artikel 7

Het bestuur schrijft een ledenvergadering uit zo vaak als het zulks voor de goede gang van zaken in de vereniging nodig acht.

De agendapunten worden in de convocatie behoorlijk vermeld.

De voorzitter heeft het recht de beraadslaging te sluiten, tenzij de volstrekte meerderheid van de aanwezige leden zich daartegen verklaart.

Artikel 8

Kandidaten voor het bestuur moeten op schriftelijk voordracht, getekend door tenminste drie leden 48 uur voor de aanvang van de vergadering zijn ingediend. Het bestuur is alsdan verplicht hiervan op de vergadering mededeling te doen.

Artikel 9

  1. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken kan mondeling gestemd worden, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming wenselijk of noodzakelijk acht.
  2. Bij verhindering een vergadering te bezoeken, kan een lid een ander lid machtigen; het is een lid slechts toegestaan één machtiging van een ander (verhinderd) lid in de vergadering in te brengen.
  3. Deze schriftelijke machtiging, ondertekend door beide leden moet voor aanvang van de vergadering worden ingediend bij de secretaris.
  4. Bij staken van de stemmen kan de voorzitter een herstemming verlangen; staken de stemmen opnieuw dan wordt het betreffende voorstel geacht te zijn verworpen.
  5. Bij een schriftelijke stemming wijst de voorzitter een stembureau, bestaande uit drie leden, aan. Dit stembureau beslist over de geldigheid van het stembiljet terstond nadat dit is geopend.

Regionale afdelingen

Artikel 10

  1. Door het land zijn regionale afdelingen van Caleidoscoop actief. Deze regio's worden door het bestuur vastgesteld.
  2. Een regio wordt geleid door een of meerdere regiocontactpersonen welke door het bestuur wordt (worden) aangesteld.
  3. Regiocontactpersonen verzorgen de regiobijeenkomsten zo dikwijls als door de leden van de regio nodig geacht wordt, doch minimaal 1x in de twee maanden. De data van bijeenkomsten worden vermeld in het orgaan van de vereniging.
  4. Leden van Caleidoscoop zijn gerechtigd bijeenkomsten van alle regio's te bezoeken.
  5. Partnerleden zijn gerechtigd partnerbijeenkomsten van alle regio's te bezoeken.

Virtueel lotgenotencontact

Artikel 11

  1. Caleidoscoop kent zogenaamde clubs op het internet, ten behoeve van (virtueel) lotgenotencontact. Deze clubs worden door het bestuur vastgesteld.
  2. Een internetclub wordt beheerd door een of meer clubbeheerders die door het bestuur worden aangesteld.
  3. Clubbeheerders verzorgen de virtuele lotgenotenfaciliteiten, zoals forums, chat, etc. en zien erop toe dat deze voorzieningen voor de bezoekers beschikbaar zijn. Zij dragen zorg voor archivering van de files conform de afspraken met het bestuur.
  4. Voor de internetclubs is lidmaatschap van vereniging Caleidoscoop geen voorwaarde.
  5. Bij aanmelding van een clublid maakt de clubbeheerder deze in eerste instantie “aspirant clublid”, met beperkte toegangsrechten. Wanneer het aspirant lid aan door het bestuur te bepalen voorwaarden voldoet, wijzigt de clubbeheerder diens rechten in die van “gewoon clublid”.
  6. Clubbeheerders zien toe op het naleven door clubleden van de gedragsregels die door het bestuur voor de internetclubs zijn opgesteld, en kunnen de status van een clublid verlagen of een clublid uitsluiten van deelname indien (bij herhaling) deze regels worden geschonden. Clubbeheerders leggen van deze besluiten verantwoording af aan het bestuur.

Artikel 12

Regiobijeenkomsten en virtueel lotgenotencontact worden gehouden met inachtneming van de huisregels zoals hieronder vermeld. Deze huisregels zijn er voor de veiligheid van degenen die de bijeenkomsten bezoeken. Verder dienen ze als richtlijn voor de regio contactpersonen die de bijeenkomsten begeleiden.

  1. De bijeenkomsten zijn bedoeld om ervaringen uit te wisselen en elkaar her- en erkenning te geven.
  2. Wat op de bijeenkomsten besproken wordt mag niet met naam en toenaam naar buiten worden gebracht.
  3. Op de bijeenkomsten is iedereen gelijkwaardig aan elkaar, maar niet gelijk. Er kunnen verschillen zijn in ervaringen, culturele en religieuze identiteiten, sekse, seksuele geaardheid, leeftijden en dergelijk. Dit dient gerespecteerd te worden.
  4. Normen, waarden, oplossingen, geloofs- en levensovertuigingen worden niet opgedrongen aan anderen.
  5. Onderlinge communicatie: gebruik geen veralgemeniseringen zoals "wij meervoudigen zijn...", en vul geen gedachten en/of gevoelens voor anderen in.
  6. Iedereen is en blijft verantwoordelijk en daarmee aanspreekbaar op haar of zijn gedrag en het gedrag van haar of zijn alters voor zover deze geen verantwoording nemen voor hun eigen gedrag.
  7. Antisociaal gedrag en agressief gedrag wordt niet getolereerd. Men kan dan verzocht worden de bijeenkomst te verlaten.
  8. De contactpersonen kunnen worden aangesproken op de organisatie van de bijeenkomsten, maar zijn geen hulpverleners. zij kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele individuele gevolgen voortvloeiend uit bijeenkomsten.
  9. Wees voorzichtig met het noemen van namen van therapeuten en andere hulpverlenende personen of instanties. Negatieve ervaringen met een hulpverlener kunnen worden doorgegeven aan de contactpersoon of doormiddel van een briefje naar het postadres van Caleidoscoop.

Artikel 13

Bij het niet functioneren van een regiocontactpersoon of clubbeheerder neemt het bestuur de taken en bevoegdheden voor de betreffende regio of club over, voor zover dat redelijkerwijs in haar vermogen ligt. Wanneer een regiocontactpersoon of clubbeheerder haar of zijn taak neerlegt zal, in overleg met de leden van die regio of club, een nieuwe regiocontactpersoon of clubbeheerder door het bestuur worden aangesteld.

Artikel 14

Regiocontactpersonen en clubbeheerders komen regelmatig, doch minimaal 4 x per jaar, bijeen in een overleg.

Projecten, werkgroepen en commissies

Artikel 15

  1. Door het bestuur kunnen ter behartiging van bepaalde zaken project- en werkgroepen en commissies worden ingesteld.
  2. Taken en bevoegdheden van deze groepen en commissies worden schriftelijk vastgelegd door het bestuur.
  3. De werkgroep of commissie kan bestaan uit leden van de vereniging en uit personen van buiten de vereniging, mits de samenstelling in meerderheid uit leden van de vereniging bestaat.
  4. Een projectgroep, werkgroep of commissie legt zo vaak als wenselijk geacht wordt door het bestuur verantwoording af van zijn werkzaamheden.
  5. Een bestuurslid zal zitting hebben in een projectgroep, werkgroep of commissie.

Artikel 16

Initiatieven door leden tot het nemen van activiteiten ter bevordering van naamsbekendheid van Caleidoscoop of het verenigingsleven dienen tijdig bij het bestuur te worden ingediend en goedkeuring te krijgen door het bestuur.

Artikel 17

  1. De vereniging kan zich laten vertegenwoordigen door actieve leden.
  2. Actieve leden kunnen alleen door het bestuur aangesteld worden.
  3. Actieve leden dienen lid of partnerlid van de vereniging te zijn.
  4. Actieve leden leggen zo vaak als wenselijk wordt geacht verantwoording af aan het bestuur.
  5. Actieve leden hebben een vaste contactpersoon binnen het bestuur, voor overleg en ondersteuning.