Informatie met betrekking tot faillissement “Het Ondersteuningsburo" (ledenadministratie Caleidoscoop)

Informatie met betrekking tot faillissement “Het Ondersteuningsburo" (ledenadministratie Caleidoscoop)

- Nieuwsbericht voor leden en andere relaties van Caleidoscoop -

Wat is er aan de hand?

Op 13 oktober 2021 is het HOB (Het OndersteuningsBuro) failliet verklaard. Deze organisatie verzorgde onder meer de ledenadministratie – backoffice* - van Caleidoscoop. We hebben dit op vrijdag 29 oktober jl. vernomen en zijn momenteel in gesprek met soortgelijke organisaties om een geschikte partij te vinden die de taken van het HOB op zo kort mogelijke termijn over kan nemen.

Er zijn geen of zeer beperkte financiële consequenties voor Caleidoscoop, maar vooral praktische gevolgen. We doen ons best de overlast voor jullie tot een minimum te beperken en gaan er van uit dat binnen één a twee weken de overstap naar een nieuw administratiekantoor geregeld hebben. Het kan wel zijn dat we trager reageren op je berichten vanwege de tijd die het kost om de zaken hieromtrent te regelen.

* Backoffice: wat is Het OndersteuningsBuro (HOB) en wat deden zij voor Caleidoscoop?

Het OndersteuningsBuro, ofwel HOB is een organisatie die zich heeft gespecialiseerd in het bieden van ondersteuning voor patiëntenorganisaties. We krijgen subsidie om het HOB (of soortgelijke organisatie) te betalen. Doordat ze ons veel taken uit handen nemen verlicht dat het verenigingswerk. Deze zogenaamde backoffice-activiteiten omvatten voornamelijk administratieve taken. Ook onze nieuwsbrief, de uitnodigingen en de aanmelding voor de Algemene Ledenvergaderingen gingen via hen. Zij verzorgden daarnaast ons postadres en opslag voor inventaris.

Welke gevolgen zijn er voor Caleidoscoop en haar leden?

  • Declaraties: het online declaratieformulier werkt niet meer. Voorlopig kunnen declaraties daarom alleen via de mail (administratie@caleidoscoop.nl) worden verwerkt.
    • Heb je dit declaratieformulier niet meer of heb je vragen over de afhandeling van jouw declaratie? Stuur dan een mailtje naar penningmeester@caleidoscoop.nl.
    • Declaraties kunnen wel gewoon worden uitbetaald; de penningmeester zal dit afhandelen.
  • Postadres: per 1 november zijn we niet meer bereikbaar op ons oude postadres (Stationsstraat 79-G in Amersfoort). We weten nog niet wat ons nieuwe postadres wordt, maar laten je dit zo snel mogelijk weten.
  • Telefoonverbinding met de ledenadministratie: omdat we op dit moment (nog) geen nieuw ledenadministratie-kantoor hebben, is het niet mogelijk om te bellen met vragen over bijvoorbeeld je lidmaatschap.
  • Mailadres administratie@caleidoscoop.nl. Dit mailadres was ondergebracht bij het HOB; daar had het bestuur geen toegang toe. We hebben dit tijdelijk aangepast zodat we de informatie die hier binnenkomt niet missen. Zodra we een nieuwe backoffice hebben, zal het mailadres weer gekoppeld worden aan de ledenadministratie.
  • Wijzigingen in de ledenadministratie, waaronder adreswijzigingen en verwerking van lidmaatschap (aan- of afmelding). Op dit moment kunnen we deze wijzigingen niet doorvoeren. We proberen dit zo snel mogelijk op te pakken.
    • Op dit moment hebben we geen toegang tot de ledenadministratie, maar we zijn bezig om dit over te hevelen naar Caleidoscoop zelf, zodat we weer over alle gegevens beschikken en alle leden kunnen bereiken.
  • Nieuwsbrief: voorheen liepen de aanmeldingen voor de nieuwsbrief via het HOB. Op 3 november hebben we dit op de website aangepast en komen nieuwe abonnees tijdelijk direct binnen bij Caleidoscoop. Heb je je tussen 28 oktober en 3 november aangemeld? Het kan zijn dat jouw aanmelding dan verloren is gegaan; we vragen je in dat geval opnieuw aan te melden via www.caleidoscoop.nl/nieuwsbrief (NB: leden krijgen automatisch de nieuwsbrief).
  • Inventaris. Alle informatie en fysieke en digitale inventaris is en blijft van Caleidoscoop. Hoewel we nu nog niet overal de beschikking over hebben, hopen we dit zo snel mogelijk opgelost te hebben. Tot we een contract afsluiten met een nieuwe organisatie, kunnen we helaas geen informatiematerialen verzenden.

ALV op 13 november a.s.

Vanwege de ontstane situatie heeft de uitnodigingsbrief aan de leden flink vertraging opgelopen. Als het goed is heb je afgelopen vrijdag een digitale uitnodiging gehad, en volgt hopelijk deze week nog de uitnodiging per post. De ALV gaat door zoals gepland. Aanmeldingen komen nu direct binnen bij Caleidoscoop.
Let op: als je je voor 29 oktober hebt aangemeld, is dat nog via het HOB gegaan. We hebben (nog) geen zicht op deze aanmeldingen, en vragen je daarom je voor de zekerheid opnieuw aan te melden. Dit kan via www.caleidoscoop.nl/alv. Aanmelden kan tot 11 november a.s.

We hopen je op deze manier voldoende geïnformeerd te hebben en vragen je begrip voor eventuele vertragingen in onze reactie op je bericht(en).

Heb je nog vragen of opmerkingen? We horen ze graag via bestuur@caleidoscoop.nl.

Hartelijke groet,

het bestuur van Caleidoscoop