ALV (Algemene ledenvergadering) Caleidoscoop op zaterdag 14 mei 2022

ALV (Algemene ledenvergadering) Caleidoscoop op zaterdag 14 mei 2022

Update 13 mei, 13:30 uur: alle leden die zich hebben aangemeld, hebben zojuist de mail ontvangen met daarin de Zoom-link en het stemformulier. Heb jij niets ontvangen, ook niet in je spambox? Stuur dan een bericht naar bestuur@caleidoscoop.nl, zodat we je de mail alsnog toe kunnen zenden.

Beste leden van Caleidoscoop,

Graag nodigen we je uit voor de Algemene Ledenvergadering (ALV) op zaterdag 14 mei 2022. We blikken dan terug, maar kijken ook vooruit: hoe gaat het met Caleidoscoop, wat hebben we afgelopen jaar gedaan en wat zijn we komend jaar van plan? En wat vind jij daar van? Daarover gaan we graag in gesprek.

Algemene ledenvergadering Caleidoscoop

Datum: Zaterdag 14 mei 2022
Tijd: 10:30 – 13:30 uur | Digitale inloop vanaf 10:15 uur
Locatie: Online, via Zoom

>> Meld je direct aan voor de ALV

Uiterlijke inschrijfdatum: donderdag 12 mei. Werkt de link niet? Stuur dan een berichtje naar administratie@caleidoscoop.nl ovv 'Aanmelding ALV' met je naam, woonplaats en mailadres.

Agenda ALV

  1. Welkom
  2. Verslag vorige ALV
  3. Verslag bestuur
  4. Financieel en inhoudelijk jaarverslag 2021 en jaarplan 2022
  5. Kascommissie
  6. Klachtencommissie
    [ Pauze ]
  7. Verslag werkgroepen/ vrijwilligers
  8. Bestuursverkiezing
  9. Uitslag stemformulieren
    [ Pauze ]
  10. In gesprek over Caleidoscoop (30 min)
    • In kleine groepjes uiteen
    • Centrale terugkoppeling
  11. Wat verder ter tafel komt
  12. Afronding

Wil je iets op de agenda zetten van de ALV? Mail dan voor 12 mei naar bestuur@caleidoscoop.nl met jouw punt(en).

Over welke zaken vragen we je te stemmen?

Stemmen gaat via een digitaal stemformulier; je krijgt een link. Stemming is anoniem en niet tot een persoon te herleiden; de uitslag wordt tijdens de ALV bekend gemaakt. Alle benodigde stukken voor de vergadering vind je onder aan deze pagina. Tijdens de vergadering volgt er een toelichting en kun je vragen stellen en reageren.

  • Verslag vorige ALV
  • Financieel en inhoudelijk jaarverslag 2021
  • Jaarplan 2022
  • Bestuursverkiezing 

Aanmelden

Meld je uiterlijk donderdag 12 mei aan via deze link. Onder aan deze pagina vind je alle benodigde stukken. Werkt aanmelden via de site niet? Mail dan naar administratie@caleidoscoop.nl ovv ‘Aanmelding ALV 14 mei’ met je naam, woonplaats en mailadres. Na aanmelding krijg je een bevestiging per mail. Vervolgens krijg je op vrijdag 13 mei een mailtje met daarin onder andere een link voor Zoom en voor het digitale stemformulier.

Hoe werkt Zoom?

We maken voor de ALV gebruik van het programma Zoom. Dit is een beveiligde omgeving waar je online met elkaar kunt vergaderen (beeldbellen). Op vrijdag 13 mei krijg je een mailtje met daarin een uitnodigingslink. In dat mailtje staat onder meer een meeting ID en wachtwoord: dit heb je nodig om in de vergadering te komen. Je kunt Zoom downloaden, maar ook deelnemen via je browser zonder iets te installeren. In dit filmpje is in het Nederlands uitgelegd hoe dat laatste werkt: https://www.youtube.com/watch?v=NdNeY57tYjc

Enkele tips en opmerkingen:

  • Probeer ruim van te voren Zoom uit als je het nog niet kent en controleer je beeld en geluid.
  • Standaard staan alle microfoons uit als je de vergadering binnenkomt. Als je dat hebt, is een headset aan te raden in verband met de verstaanbaarheid en het verminderen van eventueel omgevingsgeluid.
  • Hoewel we het prettig vinden om elkaar te kunnen zien net als in een gewone bijeenkomst, begrijpen we het als je liever niet deelneemt met beeld. Je kunt je beeld zelf in- of uitschakelen.
  • Tijdens de vergadering kun je reageren en vragen stellen via de chat en/ of door een digitaal handje op te steken als je iets wilt zeggen. We leggen aan het begin uit hoe dat werkt.
  • We vragen met nadruk aan alle deelnemers om geen opnames (in beeld en/ of geluid) te maken – ook niet voor eigen gebruik - om zo elkaars privacy te helpen beschermen. We maken uiteraard wel een schriftelijk verslag dat alle leden ontvangen.
  • We willen je graag uitnodigen om voor jezelf en je grenzen te zorgen, mede omdat we weten dat beeldbellen intensief kan zijn. Wil je tussendoor de vergadering verlaten? Geen probleem. Je kunt weer binnenkomen via de uitnodigingslink; deze blijft gedurende de ALV actief. Even weglopen van je beeldscherm kan natuurlijk ook.

Testen, vragen, hulp nodig?

We begrijpen dat niet iedereen weet hoe Zoom werkt en/ of dat het spannend kan zijn om digitaal mee te doen. We helpen je graag. Tussen 9 en 12 mei is het mogelijk om individueel ondersteuning te krijgen en te oefenen met de werking van Zoom. Mail naar bestuur@caleidoscoop.nl om een afspraak te maken. Ook voor andere vragen kun je terecht op dit adres.

Ben jij er bij? We kijken er naar uit om je de 14e mei te ontmoeten!

Hartelijke groet,
Bestuur Caleidoscoop

Documenten voor de ALV

Hieronder vind je alle benodigde documenten als download. Wil je ze voorafgaand aan de ALV lezen? Tijdens de vergadering is er ruimte te reageren en vragen te stellen, maar lezen we niet alle verslagen gezamenlijk door.