Online ALV & lezing 7 november 2020

Beste leden,

inmiddels is bij jullie hopelijk de uitnodigingsbrief voor de komende ALV binnen gekomen*. Vanwege de maatregelen met betrekking tot het corona-virus, hebben we besloten om dit jaar de ALV volledig digitaal te houden. In plaats van de aansluitende themadag zoals je die gewend bent, is er ’s middags een online lezing.

Om deel te kunnen nemen aan de online ALV of de lezing bij te wonen, is het nodig om je aan te melden. Je kunt je inschrijven voor de vergadering voor leden (ALV) van Caleidoscoop (ochtendprogramma) en/ of de lezing voor alle geïnteresseerden (middagprogramma). Op deze pagina vind je uitgebreide informatie. Mis je iets of heb je vragen? We horen graag van je, en hopen je te zien op zaterdag 7 november!

Update met betrekking tot de online ALV & lezing, 6 november, 22:00 uur.

Vanavond rond 21:30 uur zijn alle links voor vergadering en stemformulieren verstuurd naar de deelnemers aan de ALV en lezing morgen.

Mensen die alleen aan het middagprogramma deelnemen, ontvangen echter pas morgen 7 november tussen 12 en 12:15 uur een bericht met de link naar de lezing.

Controleer ook je spambox op mailtjes die afkomstig zijn van Caleidoscoop. Heb je om 12:30 nog niets gekregen terwijl je dat wel verwachtte? Mail naar alv@caleidoscoop.nl zodat we het na kunnen kijken.

Aanmelden

  • Update 6/11: je kunt je niet meer aanmelden voor de ALV. Wel kun je je nog aanmelden voor het middagprogramma (de lezing) via alv@caleidoscoop.nl.
  • Je krijgt een automatische bevestiging direct na je inschrijving, met een kopie van de door jou ingevulde gegevens. Nadat de online ALV en het stemformulier helemaal klaar voor gebruik is, ontvang je een tweede bevestiging, die onder meer de uitnodigingslink voor de online omgeving en het stemformulier bevat. Dit is uiterlijk vrijdag 6 november om 12 uur.

Hoe werkt de online ALV en themadag?

  • Het gehele programma vindt plaats via Microsoft Teams; een online beveiligde vergaderomgeving. Je kunt deelnemen via computer/ laptop, tablet of telefoon. Het is niet nodig om het programma te installeren. Wel heb je een webcam met microfoon nodig.
  • Vragen stellen tijdens de ALV kan via de chat. Het bestuur is zichtbaar en zal alle binnengekomen vragen en opmerkingen behandelen.
  • Stemmen gaat via een online formulier en is anoniem (niet te herleiden tot een persoon). Aan het eind van de ALV zal het bestuur de uitslag van de stemming bekend maken. Je stemt onder meer over:
    • De koers van de vereniging, met onder andere het jaarverslag. Alle documenten vind je onder aan deze pagina.
    • (Her)verkiezing van bestuursleden. Bestuursleden stellen zich voor.
  • Kun je niet bij de ALV zijn, maar wil je wel stemmen? Dat kan! Meld je aan via bovenstaande link, zodat we je de link naar het stemformulier kunnen sturen zodra deze klaar is. Je kunt dan ook al op vrijdag 6 november je stem uitbrengen, tot en met het moment dat de stemming bekend wordt gemaakt tijdens de ALV. Het kan zijn dat er op basis van vragen of opmerkingen tijdens de ALV een extra stemvraag wordt toegevoegd aan het formulier. Dit zullen we bij de uitslag uiteraard vermelden.

Contact | Vragen, testen, hulp nodig?

  • Wil je helpen testen, of wil je het programma Teams uitproberen, zodat je weet hoe het zaterdag werkt? Mail naar alv@caleidoscoop.nl.
    • Van 31 oktober t/m 6 november staan we voor je klaar om je te helpen, of samen met jou te testen. Controleer voor de vergadering of je webcam en microfoon/ speakers werken. Op de dag van de ALV is er in verband met de tijd helaas geen mogelijkheid meer om je uitgebreid te helpen, dus benader ons op tijd.
  • Heb je inhoudelijke vragen of onderwerpen die je op de agenda wilt hebben bij de ALV? Mail naar het bestuur: bestuur@caleidoscoop.nl.
    • Agendapunten kun je tot 5 november 12:00 indienen. Daarna is er tijdens de ALV mogelijkheid om vragen te stellen via de chat.

Programma

Ochtendprogramma: ALV (10:30 - 12 uur)

  • Digitale inloop ochtendprogramma vanaf 10:15 uur. Om 10:30 uur start de vergadering.
  • Het ochtendprogramma is alleen voor leden van Caleidoscoop. Je krijgt informatie over het reilen en zeilen van de vereniging en hebt daar invloed op door middel van jouw stem en deelname.
  • Heb je agendapunten of vragen voor de ALV? Mail ze uiterlijk 5 november om 12 uur naar bestuur@caleidoscoop.nl. Daarna is vragen stellen tijdens de ALV mogelijk via de chat.
  • Je krijgt uiterlijk 6 november een uitnodigingsmail inclusief deelnamelink en een link naar het stemformulier.
  • Alle benodigde documenten voor de ALV vind je onder aan deze pagina.
  • Agenda voor de ALV (onder voorbehoud van wijzigingen)
    1. Welkom
    2. Praktische zaken: uitleg over Teams en de dag, stemprocedure en het programma.
    3. Voorstellen bestuursleden
    4. Berichten vanuit het bestuur
    5. Notulen van de ALV in 2019
    6. Jaarverslag 2019
    7. Verslag kascommissie
    8. Begroting en jaarplan voor 2021
    9. Verslag klachtencommissie
    10. Verslag vrijwilligerscoördinator Annemarie
    11. Vanuit de vrijwilligers en werkgroepen
    12. Bestuursverkiezing & uitslag stemming
    13. Rondvraag/ wat verder ter tafel komt
    14. Afsluiting ALV.
      Volgende ledenvergadering: zaterdag 10 april 2021 (onder voorbehoud)

Middagprogramma: lezing door Heleen Grooten, traumatherapeut (13 - 14:30 uur)

  • Digitale inloop middagprogramma vanaf 12:45 uur.Om 13 uur start de lezing.
  • Het middagprogramma is voor alle geïnteresseerden, zowel leden als niet-leden.
  • Heleen Grooten is lichaamsgericht traumatherapeut en heeft zich gespecialiseerd in behandelingen die gebaseerd zijn op de Polyvagaaltheorie van Porges. In haar lezing zal ze vertellen over deze theorie en ook over de visie van Porges en zijn groep, op oorzaken en behandeling van dissociatie. Er is tijdens of na de lezing ruimte om vragen te stellen.

Pauze nodig?

  • Na de ALV is een pauze van een uur; dan is er geen programma. Ook tijdens de ALV zullen we kort pauzeren.
  • Wil je eventjes weglopen van je mobiel of computer? Dat is geen probleem. Dat kan op meerdere manieren: je kunt even uitloggen en vervolgens de toegestuurde uitnodigingslink weer aanklikken: deze is actief zo lang de vergadering of lezing duurt. Het is ook mogelijk om deel te blijven nemen en gewoon even weg te lopen van de computer. Standaard staat de microfoon van alle deelnemers uitgeschakeld, je kunt eventueel zelf je webcam afdekken of via Teams kiezen voor 'Video uitschakelen'.
    • Tips van frequente beeldbellers als je merkt dat je moe wordt of 'vol' raakt met indrukken: haal even een frisse neus, beweeg wat door de ruimte en/ of zet een muziekje op.

Documenten ten behoeve van de ALV (downloads)