In de loop van de zomer van 2008 heeft het Fonds PGO extra ontwikkelingssubsidies beschikbaar gemaakt voor patiëntenorganisaties. Het gaat om een jaarlijks aan te vragen bedrag van maximaal € 30 000, per instelling. Het Fonds PGO heeft daarbij aangegeven waarvoor die gelden ondermeer kunnen worden aangewend:
- Verbetering van de organisatiestructuur
- Verbetering van het bestuursmodel
- De ontwikkeling of verbetering vrijwilligersbeleid
- De verbetering van het wervingsbeleid voor bestuursleden, medewerkers en vrijwilligers van de organisatie
- De ontwikkeling en verbetering van het beleid voor het werven van nieuwe leden en donateurs
- De ontwikkeling van een beleid en strategie voor het versterken van de positie van de leden en het op basis daarvan opstellen van een meerjarenplan
- Het verbeteren van de planning- en controlecyclus
- De verbetering van de administratieve organisatie
- Het opstellen van een handboek voor de administratieve organisatie
- Het professionaliseren van de wijze waarop de reguliere activiteiten worden uitgevoerd
Het Ondersteuningsburo heeft hiertoe een aantal functies ontwikkeld die hierna nader zullen worden toegelicht. Het gaat hierbij om:
- Bestuurs- en beleidsondersteuning
- Vrijwilligerscoördinatie
- Fondsenwerving
- Ondersteuning bij meerjarige beleidsplan / begroting
- Projectmanagement
Caleidoscoop heeft die extra subsidie aangevraagd en gekregen! Vervolgens hebben we afspraken met Het Ondersteuningsburo gemaakt over de invulling van de ondersteuning die zij ons kunnen gaan bieden.
Het gaat om een bestuurs- en beleidsondersteuner, en een vrijwilligerscoördinator, als vaste krachten in dienst van Het Ondersteuningsburo, waardoor wij niet het omkijken hebben naar de personele zorgen die bij vast personeel horen.
Voor Caleidoscoop zijn deze ondersteuners, die per 1 oktober in dienst van het HOB zijn gekomen, voor elk 2 dagdelen per week in 2008 en 1 dagdeel per week in 2009 beschikbaar.
Zij hebben zich inmiddels ingelezen en er is een aantal gesprekken geweest tussen het bestuur en deze twee mensen. Er zijn eerste conceptplannen gemaakt en aanzetten tot invulling daarvan.
Het is dus te verwachten dat een of beiden namens het bestuur contacten met leden en vrijwilligers zoeken om de vereniging en de dienstverlening naar een hoger plan te brengen.
Verder kunnen deze mensen ook helpen bij meerjarenbegrotingen, projectplannen, e.d. voor de komende jaren.
Het bestuur bepaalt voor een belangrijk deel de specifieke activiteiten van de bestuurs- en beleidsondersteuner. Hieronder een aantal voorbeelden van activiteiten die in deze functie worden verricht.
- Algemene bestuursondersteuning
- Initiatieven m.b.t. verbetering van het bestuursmodel
- Schrijven van / bijdragen aan het jaarverslag
- Voorbereiden meerjarige beleidsplannen
- Begeleiden standpunt- en strategiebepaling
- Relatienetwerk uitbouwen en onderhouden
- Kennismanagement (o.a. ten behoeve van het bevorderen van de kennis en de deskundigheid van de bestuursleden)
- Schrijven van teksten en speeches voor bijvoorbeeld de voorzitter
- Een artikel voor het eigen blad of een ander blad schrijven
- Initiëren en coördineren opstellen van handboek voor administratieve organisatie
- Coördineren ontwikkeling prestatie-indicatoren eigen organisatie
- Initiatieven ten behoeve van de planning en controle cyclus
- Naast de beleidsmatige activiteiten valt voor de vrijwilligerscoördinator te denken aan:
- Werving en selectie van vrijwilligers
- Opzetten en afsluiten van vrijwilligersovereenkomsten
- Opzetten en bijhouden van vrijwilligershandboek
- Coördineren deskundigheidsbevordering vrijwilligers
- Contact onderhouden met vrijwilligers
- Kaderdagen voor vrijwilligers organiseren
- Problemen en overbelasting signaleren
- (Laten) opleiden en begeleiden van vrijwilligers
- Ondersteuning van vrijwilligers bij de uitvoering van activiteiten (bijvoorbeeld regionale informatie- of lotgenotenbijeenkomsten organiseren)
- Het enthousiasmeren en behouden van vrijwilligers
